Приглашение на мероприятие

Описание услуги

В организации любого рекламного, медийного, корпоративного события (конференция, семинар, выставка, тренинг, собрание) одним из основных этапов является приглашение участников и гостей.

Колл-центр Insoft предлагает услугу приглашение на мероприятие, взяв на себя информирование участников путем дозвона по телефону. Все, что требуется от Вас: список приглашённых, номера телефонов и условия проведения акции. Наша задача – звонок участнику, оповещение его о событии, последующий звонок для подтверждения участия (опционально).

Заказав в нашей компании услугу приглашение на мероприятие, Вы получите быстро, профессионально и эффективно выполненные работы.

• Наш колл-центр в максимально короткие сроки проинформирует Вашу целевую аудиторию о предстоящем событии.

• Слаженная работа операторов дает возможность обзвона даже большой по количеству участников аудитории.

• Вам не нужно нагружать свой штат выполнением рутинной задачи, которую с блеском могут выполнить операторы колл-центра.

• Наши специалисты помогут составить грамотное, мотивирующее приглашение, которое обязательно заинтересует участников и обеспечит высокую явку.

Специалисты колл-центра обладают необходимой квалификацией и опытом для проведения пригласительных мероприятий по телефону. Они проведут разговор профессионально, так как отлично владеют техникой вежливого разговора, умеют заинтересовать, эффектно преодолевают возражения, негатив.

Организация любого корпоративного мероприятия, будь то конференция, форум или выставка, требует тщательной подготовки целевой аудитории и источников их приглашения.

Существует несколько видов приглашений, а также правил их создания, рассылки и отслеживания. Выбор зависит от вида мероприятия. Их можно разделить на несколько категорий:

• Демонстрационное – презентация нового продукта, услуги или информирование клиента об услугах компании. В этом случае предполагается одностороннее общение компания-клиент. После предоставленной информации, представители компании отвечают на вопросы, но от посетителей ничего не требуется.
• Конференция, форум, семинар. Обычно часть посетителей сами являются частью программы, для участия они готовятся и предоставляют свою продукцию, информацию, материалы, выступают и более активно общаются.
• Праздничное событие. Организаторы устраивают развлекательное мероприятие, иногда с официальной частью, от посетителей может требоваться максимум участие в конкурсах и соответствие дресс-коду.

В соответствии со степенью участия надо обязательно определиться со временем, когда будут рассылаться приглашения. Приглашение на бизнес семинар или конференцию обычно рассылается как можно раньше, чтобы его участники успели подготовиться иногда, оно приходит и за полгода до события.  Пригласительные на праздники рассылаются обычно за 2 месяца.

Во время организации события следует определиться, кто будет работать с приглашениями и организацией мероприятия. 

Важно учитывать ключевые параметры:

• определение количества гостей, разделение их на группы по участию и важности;
• выяснение и уточнение данных – контактных и как обращаться к приглашенному;
• выбор вида пригласительных – печатные, электронные;
• выбор метода вручения пригласительного для каждого гостя – приглашение по телефону, смс, письмо на электронную почту, по почте или курьером лично в руки;
• отслеживание дальнейших действий, приглашенных – звонки с уточнениями будут ли они на мероприятии, нужна ли им дополнительная помощь, предоставление дополнительной информации о дресс-коде и прочих нюансах.

Важно определить какое количество из гостей точно придет на мероприятие, помочь им с информацией, а также решить организационные вопросы. Некоторым из них может потребоваться помощь с транспортом, бронированием отеля, переводчиком или сопровождением.

Профессиональный колл-центр inSoft поможет сформировать базу потенциальных клиентов из открытых источников по заданным Вами критериям, вежливо и грамотно прозвонит клиентов, выявит потребность у Лиц, принимающих решение и направит пригласительные по электронной почте или в мессенджерах. Также мы можем провести регистрацию клиента непосредственно во время диалога.

Все организационные вопросы можно поручить менеджерам аутсорсинговой компании inSoft. Сотрудники колл-центра помогут максимально быстро организовать приглашение клиентов на мероприятие и проследить за ответной реакцией приглашенных.

Оставьте заявку, и наш менеджер составит для Вас индивидуальное коммерческое предложение